С 2020 года многие компании перешли на удаленный режим работы сотрудников. Поначалу это было продиктовано обстоятельствами, но потом выяснилось, что это имеет много преимущества.
Один из ключевых вопросов «удаленки» – координация сотрудников. В этом помогают программы для видеоконференций. Они позволяют скоординировать действия команды, упростить коммуникацию внутри нее и в целом сделать работу эффективнее. Одна из таких программ – российский сервис видеоконференций eXpress.
В данной статье рассказываем об использовании видеоконференцсвязи в удаленной работе с реальными примерами.
Преимущества удаленной работы
Удаленная работа имеет целый ряд преимуществ.
Вот основные:
- Экономия для компании. Если большая часть сотрудников работает из дома, отпадает необходимость в большом офисе, а это значит, что можно сократить расходы на аренду помещения. Также требуется меньше оргтехники, мебели, расходников. Это тоже уменьшает затраты компании, и порой весьма существенно.
- Экономия для сотрудников. Если работаешь из дома, не тратишь деньги на дорогу в офис, обеды, кофе-брейки. За счет этого удаленная работа экономически выгодна не только работодателю, но и работникам.
- Организационная гибкость. В удаленных командах можно более гибко выстраивать бизнес-процессы, быстро передавая информацию и ставя задачи. Это возможно за счет особенностей коммуникации, отсутствия живой организации сотрудников в офисе, традиционно сопряженной с определенными трудностями, заминками и некоторой степенью бюрократизма.
- Расширение географии. При удаленном режиме работы бизнес может рекрутировать квалифицированных работников из любых регионов независимо от локации расположения его офиса.
Еще один плюс для работников, который поможет удержать их в компании, – это свобода. Даже если у них полный рабочий день, работа из дома – это не то же самое, что работа из офиса. Жесткого регламента на «удаленке» нет, допустимы некоторые мелочи, которые не приветствуются на традиционном рабочем месте. И это многим нравится. Недаром согласно опросу SuperJob для 40% россиян удаленный режим работы является определяющим фактором, и они даже готовы на меньшую зарплату ради него. А по данным исследования портала HH, проведенного после пандемии, около 60% работников не хотели бы возвращаться в офис с «удаленки». Такие предпочтения позволяют более эффективно управлять кадрами и удерживать сотрудников в компании.
При этом удаленная работа может быть не менее эффективной, чем традиционная. Если сотрудники остаются сфокусированными на своих обязанностях, их результативность не падает, а зачастую растет. Главное правильно организовать взаимодействие команд друг с другом и с руководством. Сделать это можно с помощью обсуждения рабочих вопросов в режиме реального времени, в котором помогают в том числе платформы для организации видеоконференций. Это эффективный инструмент для постановки задач и определения показателей работы.
Преимущества видеоконференцсвязи при удаленной работе
Программы для видеоконференций не единственный способ коммуникации на «удаленке». Но почему тогда стоит выбрать именно их?
Вот основные причины:
- Эффективность. Видеоконференцсвязь позволяет командам работать вместе в режиме реального времени независимо от местоположения каждого сотрудника, что существенно упрощает обмен идеями и информацией, постановку задач и контроль их выполнения. Это ускоряет процесс выполнения проектов и делает его гораздо эффективнее, позволяя получить лучший результат из возможных в течение относительно короткого промежутка времени.
- Улучшение коммуникации. Видеоконференции, на которых сотрудники видят друг друга, обеспечивают эффект личного присутствия, который не может дать обмен текстовыми сообщениями (например, по электронной почте или с помощью мессенджеров). Это помогает избежать недопонимания и гарантирует максимально четкий обмен информацией, что положительно сказывается на реализации проекта и выполнении совместных задач.
- Управление временем и ресурсами. По сравнению с другими инструментами взаимодействия между членами команды сервис видеоконференций позволяет эффективнее планировать встречи и делегировать рабочие задачи. Это способствует оптимизации времени и ресурсов, дает возможность согласовывать графики, распределять обязанности, что делает процесс работы максимально слаженным, организованным.
- Поддержка командного духа. Не секрет, что при удаленной работе сотрудники не чувствуют себя частью команды, что препятствует слаженности и может неблагоприятно сказаться на их эффективности. Нивелировать этот недостаток «удаленки» помогают видеоконференции, где работники могут взаимодействовать друг с другом в режиме живого общения.
Именно благодаря этим преимуществам все больше компаний выбирают для координации удаленных сотрудников сервис видеоконференций eXpress. Он позволяет максимально реализовать все преимущества видеоконференцсвязи и сделать работу коллективов на «удаленке» очень эффективной.
Требования к сервисам видеоконференцсвязи
Платформы для видеоконференций должны отвечать ряду требований:
- Независимость технологий. В нынешних экономических и политических условиях использующаяся для видеоконференции программа для компьютера должна быть независима от иностранных поставщиков. Это гарантирует ее бесперебойную работу, а следовательно, и стабильность технического обеспечения деятельности компании.
- Выгодные условия. Тарифы на услуги платформы для видеоконференцсвязи должны быть приемлемыми для бизнеса. При этом в рамках базового тарифа не должно быть никаких ограничений (например, на продолжительность звонков). В противном случае придется выбирать между увеличением расходов и урезанными лимитами, что особенно трудно для небольших компаний.
- Функциональность. Использующаяся для видеоконференции программа для компьютера должна предлагать широкий набор возможностей для корпоративной коммуникации, который не ограничивается видеоконференцсвязью. Ведь по мере расширения бизнеса у менеджмента компании рано или поздно появятся задачи, которые будет трудно решить только с помощью конференций – понадобятся дополнительные инструменты.
- Безопасность. Информация, которая передается через сервис видеоконференцсвязи, должна быть защищена надежными алгоритмами шифрования. В идеале должны применяться и другие меры защиты. В противном случае существует риск, что данные попадут к посторонним, что может неблагоприятно сказаться на бизнесе.
Также важно учитывать масштаб конференций. Хорошие платформы для видеоконференций – это сервисы, позволяющие коммуницировать со 100 и более людьми одновременно.
eXpress отвечает всем этим критериям. Благодаря этому он является оптимальным решением для любого бизнеса.
Что такое сервис eXpress и что он умеет?
eXpress – это российский сервис видеоконференций. Он работает на базе собственного программного обеспечения, которое существует в версиях для операционных систем Windows, Linux, macOS, iOS и Android. Благодаря этому его можно установить практически на все существующие сегодня «умные» устройства: от стационарных компьютеров до смартфонов.
Программа для видеоконференции для Интернета eXpress предлагает следующие функции по проведению конференций:
- Приглашение более 250 участников. Это позволяет провести по-настоящему масштабную онлайн-конференцию и без ограничений по времени.
- Запись звонка. При использовании eXpress видеоконференции можно записывать. Это полезно как руководству, так и сотрудникам, так как позволяет не вести записи на бумаге на совещании или фиксировать конференцию с помощью сторонних программ.
- Планирование конференций. С помощью eXpress можно спланировать будущую встречу с сохранением встречи в календарь. Так вы точно проведете их вовремя, а ваши сотрудники их не пропустят.
- Гостевой доступ. Эта полезная функция позволяет проводить конференции и встречи с участием партнеров или клиентов (они смогут присоединиться ко встрече даже без установки приложения – по ссылке).
- Опции действий. В eXpress есть функции поднятия руки и реакции на выступление. Они значительно облегчают проведение видеоконференций. Также можно задать вопрос в чате видеоконференции, который не будет удален после ее завершения.
eXpress – это не только программа для видеоконференции для Интернета. Сервис предлагает ряд дополнительных функций для коммуникации между удаленными сотрудниками. Первая – это мессенджер, позволяющий работникам компании обмениваться сообщениями между собой. Вторая – чат-боты, который будет полезен для автоматизации различных рутинных функций (добавления участников в определенные чаты, поздравления сотрудников, заказа курьера, сервис деска и т.д.).
Поскольку eXpress – русская программа для видеоконференций, она использует протоколы защиты данных, которые соответствуют строгим требованиям отечественного законодательства и нормативов. Безопасность платформы подтверждена сертификатом ФСТЭК России № 4232. Она поддерживает усиленную КЭП (по запросу). Степень защиты прошла eXpress прошла независимый аудит. Благодаря этому можно не бояться, что информация, передаваемая по внутренним каналам связи, окажется у посторонних.
Защита данных обеспечивается следующими инструментами:
- аутентификация пользователей по трем независимым каналам;
- одноразовый пароль из СМС, которое приходит на привязанный телефонный номер;
- использование личного пользовательского пароля;
- зашифрованное хранение данных приложения на мобильном устройстве;
- удаление данных приложения на любых устройствах по команде с сервера (например, в случае утери устройства);
- шифрование Е2ЕЕ;
- ГОСТ-шифрование (по запросу клиента).
Это касается не только видеоконференций, но и других инструментов сервиса (в том числе мессенджера и чат-бота).
Поскольку eXpress – русская программа для видеоконференций, клиентам сервиса не следует опасаться того, что из-за санкций на программное обеспечение наложат какие-либо ограничения и им станет невозможно пользоваться. Такого точно не произойдет.
Как начать пользоваться программой для видеоконференций
Скачать программу видеоконференции eXpress для всех операционных систем можно на официальном сайте сервиса. Чтобы начать ей пользоваться, необязательно сразу оформлять подписку. Вы можете совершенно бесплатно протестировать работу платформы в демо-режиме. Если она по каким-то причинам вас не устроит, вы можете в любой момент удалить ее и прекратить ее использование. А если понравится – оплатить подписку и продолжить пользоваться сервисом.
Кейсы использования eXpress
eXpress в качестве платформы для организации видеоконференций сотрудников бэкофиса использует «Кофемания». До 2023 года у компании не было централизованного инструмента для этого – работники взаимодействовали между собой с помощью различных мессенджеров и Zoom. После решения использовать eXpress, интеграции сервиса во внутренние бизнес-процессы Кофемании и организации централизованного взаимодействия между ее сотрудниками удалось добиться улучшения, упрощения и ускорения коммуникации.
Российский сервис облегчил обмен данными, а также существенно повысил уровень информационной безопасности компании и сделал ее независимой от зарубежного программного обеспечения.
Видеоконференцсвязь – отличный способ коммуникации для удаленной команды
Удаленная работа имеет целый ряд преимуществ для работодателя и работника, основным из которых является экономия. Но с сотрудниками на удаленке надо как-то коммуницировать. А еще их надо контролировать. В этом помогают платформы для видеоконференций. Они позволяют сделать работу компании более эффективной, улучшить взаимодействие между членами команды, более результативно управлять временем и ресурсами, а также снизить изоляцию тех, кто работает из дома. Другие способы связи для «удаленщиков» не обладают этими преимуществами.
Один из сервисов для видеоконференцсвязи – eXpress. Он позволяет проводить ВКС на 250+ человек, предоставляет мессенджер и чат-бот, информация в которых защищена надежным шифрованием. Платформа российская, поэтому ее точно не отключат из-за санкций. Скачать программу видеоконференции eXpress последней версии можно на официальном сайте сервиса – есть версии для всех популярных операционных систем.
