Рабочие созвоны давно вышли за рамки обычных встреч — вместо того чтобы теряться в долгих переписках и ожидать ответа, команды могут быстро обсудить задачи в реальном времени через сервисы видеоконференций. Однако, несмотря на их распространенность, созвоны могут быть как продуктивными, так и, наоборот, тратить впустую время сотрудников, которое они могли задействовать для решения задач. Именно поэтому важно понимать, какие виды рабочих созвонов существуют и какие задачи они помогают решать.
В этой статье мы подробно разберем различные типы встреч, такие как дейли-созвоны, ретроспективы, статусные встречи и другие, а также дадим рекомендации по их проведению.
Почему созвоны стали популярны в корпоративной культуре?
История появления ВКС берет свое начало с развитием технологий видеоконференций в начале 2000-х. До пандемии видеоконференции и рабочие созвоны с участием нескольких человек использовались в основном крупными компаниями и технологическими стартапами. В небольших же компаниях эти инструменты были распространены меньше в силу дороговизны и сложности установки в корпоративной инфраструктуре.
Однако с начала 2020 года, когда мир столкнулся с пандемией, количество онлайн-встреч резко увеличилось. , в 2021 году около 60% российских компаний использовали видеоконференции для регулярных встреч. В период с 2020 по 2021 год количество онлайн-совещаний в России увеличилось более чем на 50% по сравнению с показателями 2019 года. Рабочие видеовстречи позволили распределенным командам “на удаленке” синхронизировать задачи, оперативно решать их и поддерживать чувство единства через экран монитора.
Виды рабочих созвонов и их особенности
Форматы проведения рабочих встреч могут различаться в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в производственных компаниях могут проводиться технические созвоны по состоянию оборудования, а в образовательной сфере — созвоны с учениками для сбора обратной связи. Мы выделим самые основные виды, которые чаще всего можно адаптировать под разные сферы бизнеса. Каждый вид имеет свои особенности, цели, формат и время.
1. Дейли-созвон для команд
Дейли-созвоны - это ежедневные короткие планерки, которые направлены на согласование текущих задач в команде, выявление проблем и поддержание динамики работы. Чаще всего такие встречи устраивают для нескольких сотрудников, которые взаимодействуют друг с другом. Например, команда разработки продукта может собираться каждое утро в 10:00, чтобы обсудить, что было сделано вчера, что планируется сегодня и какие есть основные проблемы у членов команды.
- Каждый участник говорит не более 2 минут.
- В конце встречи не более 10 минут на общие вопросы.
2. Итоги недели (Weekly Review)
Weekly Review - это вид созвонов, который необходим для подведения итогов за неделю, чтобы оценить проделанную работу, обсудить возникшие проблемы и спланировать работу на следующую неделю. Например, маркетинговый отдел собирается каждую пятницу, чтобы обсудить результаты рекламных кампаний, итоги конференций и различных активностей за неделю, а также составить план действий на ближайшую неделю и распределить нагрузку.
- Время: 30-60 минут.
- Участники: вся команда + руководитель.
- Фокус: конкретные достижения, выводы + планы.
Примерная структура встречи выглядит следующим образом:
- Результаты недели (конверсии, охваты, продажи).
- Основные успехи и провалы.
- Планы на следующую неделю.
3. Статусные встречи (Status Meetings)
Статусные встречи проводятся для оценки хода выполнения проектов. На таких встречах могут присутствовать не только сотрудники компании, но и клиенты, которые участвуют в проекте. Например, статус-встреча по запуску рекламы нового продукта требует присутствия проджект-менеджера, маркетолога, таргетолога, а также владельца самого продукта. Статус-встречи рекомендуется делать максимально конкретными.
- Продолжительность - не более 1 часа.
- Формат: обновление статуса задач по каждому направлению проекта.
4. Ретроспектива
Ретроспектива помогает не только улучшить процессы, но и укрепить командную культуру, повысить прозрачность и эффективность работы. Основная цель таких созвонов — проанализировать выполненную работу и найти точки роста. Ретроспективы чаще используются в ИТ-командах или в сферах, где важно регулярно улучшать рабочие процессы и взаимодействие между участниками.
Например, команда завершила крупный проект и проводит ретроспективу, чтобы обсудить, что прошло хорошо, а что можно улучшить. Каждый участник встречи должен иметь возможность высказаться и поделиться мнением и в результате — привнести свой вклад в план улучшений.
- Время: 1-1,5 часа
- Формат “Что было хорошо / Что можно улучшить / Какие действия предпринять”.
5. Стратегические сессии
Стратегические сессии — это созвоны топ-менеджмента компании для определения долгосрочных целей и стратегии компании. Например, когда компания разрабатывает план выхода на новый рынок, требуется участие всех руководителей подразделений, чтобы обеспечить слаженную работу для достижения общего результата.
Встреча готовится заранее, как правило с аналитикой, основными тезисами и материалами для обсуждения.
- Формат: презентации, мозговой штурм.
- Продолжительность: зависит от конкретного вопроса, в среднем 2 часа и более.
6. Созвоны One-on-One
Встречи один на один между руководителем и сотрудником нужны для того, чтобы создать пространство для открытого диалога, где можно обсудить не только текущие рабочие задачи, но и более глубокие темы, такие как развитие, мотивацию и улучшение рабочих процессов. Они позволяют сотруднику получать развернутую обратную связь по своей работе, а также делиться предложениями или трудностями. Благодаря общению с руководителем сотрудник чувствует свою значимость и понимает, как его работа влияет на общий успех компании.
- Продолжительность встречи: 30-60 минут.
- Формат: обсуждение, идеи, предложения.
Функции ВКС для продуктивных созвонов
Современные платформы видеоконференцсвязи играют ключевую роль в проведении рабочих встреч. Вот функционал, который делает созвоны максимально эффективными:
- Запись встреч. Сокращает время на уточнение информации по итогам созвонов.
- Обмен файлами в реальном времени. Возможность делиться презентациями, отчетами и другими документами без переключения между приложениями.
- Шеринг экрана. Идеально подходит для демонстрации интерфейсов, графиков или других данных.
- Функция “Поднять руку”. Полезно для больших команд, чтобы не перебивать спикера.
Преимущества проведения рабочих встреч в eXpress.ms
Суперапп eXpress.ms предлагает защищенный корпоративный мессенджер с видеоконференциями для компаний любого масштаба:
- Встречи можно проводить прямо из чатов, где собраны все ключевые участники.
- Настраиваемые напоминания. Система заранее уведомляет участников о предстоящих встречах.
- Возможность записи встреч.
- Гибкость. Подходит как для созвонов небольших команд, так и для более крупных конференций.
- Реакции и поднятие руки во время встречи.
Рабочие созвоны, проведенные грамотно и с учетом потребностей всех участников, помогают не только решать текущие задачи, но и укреплять команду. Использование профессиональных инструментов, таких как eXpress.ms, позволяет организовывать встречи любого формата и делать их максимально продуктивными.
Если вы хотите попробовать eXpress для проведения видеоконференций в компании, используйте бесплатную демо-версию или свяжитесь с нами по телефону для подробной консультации.
