Видеоконференции все больше входят в нашу жизнь. Сейчас их проводят не только в топовых частных компаниях, но даже в государственных организациях. Ведь обсудить важные вопросы дистанционно удобнее, чем собирать сотрудников в одном месте, отрывая от повседневных рабочих обязанностей.
Однако не у всех получается выступать на видеоконференциях. Все-таки они отличаются от «живых» мероприятий, и это сбивает с толку, приводя к неудачному докладу. Далее рассказываем, как выступить на видеоконференции — разбираем все аспекты, от подготовки материалов до самого выступления.
Современные видеоконференции и их возможности
Проведение видеоконференций давно стало обыденностью. Они стали особенно распространены после начала пандемии коронавируса, однако внедрять их начали задолго до этих событий.
Видеоконференции имеют целый ряд преимуществ перед обычными мероприятиями. Вот основные:
- участникам не нужно тратить время на дорогу;
- организаторы расходуют меньше средств на проведение ивента;
- за счет возможностей приложений проще демонстрировать медиа.
Каким должно быть приложение для видеоконференцсвязи
Чтобы конференции проходили без проблем, программное обеспечение должно отвечать ряду критериев. Вот основные:
- администрирование видеоконференции;
- возможность подключить нужное количество пользователей;
- наличие опции реакций от участников.
Еще одно важное требование к приложению для видеоконференцсвязи — это безопасность и стабильность. Организаторы и участники ивента должны быть уверены, что их данные не попадут к посторонним, а связь будет бесперебойной. Именно поэтому зарубежные приложения вроде Zoom или Google Meet не стоит использовать — из-за санкций они могут отказаться обслуживать российские компании или передать их данные третьим лицам.
Оптимальный выбор — отечественный софт для видеоконференцсвязи — например, eXpress. Он дает возможность проводить видеоконференции более чем на 250 пользователей, обеспечивает бесперебойную связь и надежно защищает информацию клиентов. Еще один плюс ПО — богатый функционал, который делает проведение конференции максимально комфортным: в приложении есть опции планирования мероприятия, режим гостевого доступа, функции реакций на выступление и поднятия руки.
Ключевые правила выступления
Чтобы выступление оказалось удачным, нужно соблюдать несколько важных правил. Далее — подробный разбор каждого из них.
Правило 1: правильная подготовка материала
Все конференции, в том числе проводящиеся по видеосвязи, имеют тематику, которой должны соответствовать выступления спикеров. Если речь идет о корпоративном мероприятии, то она обычно касается показателей деятельности и перспектив компании. Если проводят тематический ивент с участием представителей разного бизнеса, то спикер дает информацию в рамках темы, интересную участникам.
С учетом этого крайне важно правильно подготовить ваш доклад. В о чем нужно помнить во время подготовки:
- Придерживайтесь темы. Не давайте информацию, которая ее не касается или касается опосредованно. Будьте «в русле» мероприятия.
- Будьте конкретными. Не нужно выступления ради выступления. Предоставьте участникам встречи конкретные факты.
- Будьте полезными. Соберите в статье для выступления только сведения, которые будут по-настоящему интересны и полезны для участников видеоконференции.
Последнее особенно важно. Например, если проводится внутрикорпоративная конференция с участием руководства, лучше дать коллегам цифры, демонстрирующие эффективную работу подразделения и прогнозные показатели, чем обтекаемо рассказывать о планах на будущее или текущей деятельности.
Правило 2: рассказывайте, а не читайте с листа
Монотонное чтение информации с листа — это всегда скучно, даже если вы зачитываете какие-то важные и интересные сведения. Поэтому постарайтесь запомнить и рассказать свой доклад, а не прочитать его. Это заинтересует слушателей и создаст в них нужный отклик — так они поймут, что вы действительно разбираетесь в теме и владеете нужными сведениями, а не участвуете в ивенте «для галочки».
К слову, о владении информацией и знании темы. Если вы будете по-настоящему глубоко изучать материалы при подготовке доклада, это правило будет соблюдено само собой. Вы наверняка запомните то, о чем хотите рассказать, и будете подсматривать в бумажку только когда потребуется привести точные цифры.
Если вы руководитель и отвечаете за организацию конференции или участие подчиненных сотрудников в ней, запомните: отправляйте выступать только тех, кто разбирается в вопросах, связанных с тематикой ивента. Это гарантирует, что он будет правильно давать информацию, а не читать материал с листа и заставлять других участников скучать.
Правило 3: заинтересуйте слушателя
Говорите о слушателе, для слушателя, со слушателем. Как? Все просто — придерживайтесь следующих рекомендаций:
Обращайтесь к слушателю. Подавайте информацию так, чтобы это напрямую его касалось. Пример: если речь идет о показателях деятельности отдела, то говорите, что другие тоже смогут достигнуть таких результатов.
Делайте выступление максимально полезным. Давайте информацию, которую можно применить на практике. Продолжая пример о показателях вашего отдела — говорите, как именно вы их достигли и что для этого сделали.
Общайтесь с аудиторией. Ведите диалог с другими участниками видеоконференции. Задавайте им вопросы, просите их поделиться опытом или сравнить предлагаемые вами методы со своими. Обратную связь от слушателей можно получать с помощью функций реакции и поднятия руки, которая есть в некоторых приложениях — например, в eXpress.
Это сделает ваше выступление более живым и поможет до конца удерживать внимание аудитории на нем. Помните: выступает не доклад, а докладчик.
Правило 4: используйте дополнительные материалы
Большинство людей плохо воспринимает информацию, поданную в виде сухого текста или рассказа. Особенно если подаваемые сведения связаны с цифрами, сравнениями и наглядными примерами. Поэтому свое выступление нужно разбавлять медиаматериалами. Это могут быть:
- изображения;
- графики;
- диаграммы.
Если это позволяет контекст, выступление можно дополнить видео.
Важно знать меру. Доклад на видеоконференции не может почти полностью состоять из медиафайлов. Они должны быть уместны. Показывать аудитории изображения все время не стоит — это может произвести обратный эффект и оттолкнуть слушателей.
Правило 5: старайтесь быть «живым»
Сухой рассказ скучен аудитории, даже если содержит полезную информацию. Поэтому нужно добавить в него немного живости. Это могут быть какие-то шутки, словесные обороты. Они помогают немного разрядить атмосферу, сделать выступление более человечным и тем самым лучше удерживать внимание слушателей.
Однако здесь, как и в случае с медиаматериалами, крайне важны контекст и мера. Во-первых, «живость» следует добавлять только в случае, если это уместно. Во-вторых, с ней нужно не переборщить — в противном случае выступление будет далеким от делового и слишком фамильярным, а это противоречит деловой этике (если, конечно, в компании не установлены специфические правила общения, но это скорее редкость).
Правила этикета видеоконференции
Чтобы конференция не испортила вашу репутацию и оставила у ее участников приятные впечатления, важно соблюдать элементарные правила этикета. Вот основные:
Позаботьтесь о технической части. Убедитесь, что у всех участников есть звук и изображение, что оборудование и программное обеспечение корректно работают. Чтобы не было проблем с видео и аудио, соединением между пользователями и другими аспектами ивента, для конференции нужно использовать проверенный сервис видеосвязи, который работает без сбоев.
Соблюдайте дресс-код. Если видеоконференция проходит в офисе, то ничего сложного в этом нет. Дома же всегда присутствует соблазн весь день ходить в любимой футболке или пижаме. С ним нужно бороться — если вы появитесь в домашней одежде перед коллегами или партнерами, это могут расценить как проявление неуважение. Надевать что-то модное не обязательно. Оденьтесь в простую деловую одежду без изысков — этого будет достаточно.
Не опаздывайте на видеоконференцию. Не важно, кто вы — организатор или гость. Опоздание на ивент — это неуважение к другим его участникам. Поэтому подключитесь к видеоконференции заблаговременно — где-то за 5-10 минут до ее старта. А включить компьютер и проверить программное обеспечение нужно еще раньше — примерно за 30-40 минут. Иначе вы рискуете столкнуться с неприятностями, которые придется устранять в самый последний момент и тем самым задерживать остальных.
Во время видеоконференции важно соблюдать деловой этикет. Если вы организатор, перед началом ивента представьте коллег и партнеров друг другу. Не перебивайте других участников в ходе мероприятия. Если нужно что-то сказать или дополнить доклад, используйте соответствующие функции программы, с помощью которой проводится конференция — например, опцию поднятия руки или реакции.
Во время ивента старайтесь поддерживать зрительный контакт с остальными пользователями. Будет некрасиво, если вы будете постоянно смотреть не в камеру, а куда-то в сторону — например, на экран мобильного телефона.
Говорите четко. Ясная речь с хорошей артикуляцией — это важный элемент любого выступления, как "живого", так и на видеоконференции. Это не только гарантия того, что вас поймут, но и плюс в копилку вашей репутации - хорошие, четкие выступления всегда производят приятное впечатление о докладчике и располагают к себе.
Чек-лист перед видеоконференцией
У вас никогда не будет проблем с тем, как пройти видеоконференцию, если будете использовать этот чек-лист при подготовке к ней:
- заблаговременно подготовьте выступление, добавив в него важную и интересную информацию;
- заблаговременно подготовьте медиаматериалы, дополняющие ваш доклад;
- проверьте программное обеспечение;
- проверьте звук и видео;
- проверьте стабильность и скорость интернет-соединения;
- протестируйте звук и видео;
- убедитесь, что работают дополнительные приложения;
- выступите на конференции, не читая с листа и рассказывая так, чтобы это было интересно аудитории.
Соблюдение этих простых правил гарантирует вам успех.
Выводы
Чтобы успешно выступить на видеоконференции, нужно придерживаться определенных правил: продуманно подготовить доклад, естественно подавать информацию без чтения по бумажке, заинтересовать аудиторию. Если вы организатор, важен технический аспект: во время ивента не должно быть сбоев звука и изображения, а также других проблем подобного рода.
