Работа с подрядчиками и партнерами редко обходится без общих чатов, видеовстреч и обмена документами. Чтобы такое взаимодействие оставалось безопасным, важно заранее продумать, как организован доступ к корпоративным данным.
В этой статье разберем особенности взаимодействия с внешними контрагентами, риски и сценарии для рабочих коммуникаций.
Где возникают риски
Главная проблема при работе с партнерами заключается в том, что каждая организация использует собственную ИТ-инфраструктуру и собственные правила информационной безопасности. При этом рабочие вопросы необходимо решать быстро, без дополнительных интеграций между системами.
Практически любое взаимодействие с внешними участниками связано с обменом корпоративной информацией. Во время переписки, звонков и видеовстреч сотрудники обсуждают коммерческие условия, согласовывают документы, демонстрируют презентации и обмениваются проектными материалами. Если такая информация окажется у третьих лиц, это может привести к финансовым и репутационным потерям.
Во многих организациях использование публичных мессенджеров уже ограничено внутренними политиками информационной безопасности, поскольку компания не может полностью контролировать доступ к данным, историю переписки и дальнейшее распространение информации.
Ситуации, которые создают риски утечки информации:
- отправка сотрудниками договоров контрагенту в публичном незащищенном мессенджере;
- при демонстрации экрана в сервисе ВКС в кадр случайно попадают другие вкладки с конфиденциальными данными;
- обсуждение коммерческих условий в публичных сервисах подразумевает хранение истории переписки и файлов на личном смартфоне контрагента или сотрудника, чьи аккаунты могут скомпрометировать.
Как защитить корпоративные данные
Для работы с внешними участниками компании часто используют несколько разных сервисов: отдельные решения для видеоконференций, мессенджеры, почта, файловые хранилища. Тренд последних нескольких лет — корпоративные коммуникационные платформы «все в одном». Компании постепенно переходят на корпоративные коммуникационные платформы, где общение, совместная работа и механизмы защиты объединены в единой среде. По данным портала , 70–80% спроса приходится именно на такие решения.
Корпоративные коммуникационные платформы используют несколько механизмов для защиты данных и управления доступом внешних участников.
Функции корпоративных платформ
Гостевые ссылки. Подрядчиков, партнеров и других внешних участников можно подключать к рабочим чатам и видеоконференциям без создания полноценной корпоративной учетной записи.
Ролевая модель доступа. Администратор определяет, к каким чатам и материалам получит доступ внешний участник, какие действия может выполнять и как долго будут действовать его права. При необходимости доступ можно изменить или отозвать.
Централизованное хранение информации на собственных серверах. Переписка, документы и записи встреч остаются внутри рабочего пространства компании. Единая среда упрощает поиск информации и сохраняет контекст.
Шифрование данных. Защищает информацию при передаче и хранении, снижая риск ее перехвата или несанкционированного доступа.
Многофакторная аутентификация. Требует дополнительного подтверждения личности при входе в систему и помогает защитить учетные записи пользователей.
Журналирование действий. Фиксирует входы в систему, изменения настроек, операции с файлами и другие события, что упрощает аудит и расследование инцидентов.
Интеграция с корпоративными средствами защиты. Корпоративные платформы могут работать совместно с DLP-системами (Data Loss Prevention), SIEM-системами (Security Information and Event Management) и другими средствами информационной безопасности, которые помогают предотвращать утечки данных и отслеживать события безопасности.
Сравнение корпоративных платформ
*Таблица составлена по открытым материалам вендоров. Набор функций может зависеть от редакции продукта, тарифа, конфигурации и варианта развертывания. Если функция не описана в публичной документации, в таблице это указано без предположений о ее наличии.
Коммуникация с партнерами: возможности eXpress
В корпоративном мессенджере eXpress можно приглашать внешних участников в рабочие чаты и видеоконференции, сохраняя контроль над доступом и корпоративными данными. Ниже рассмотрим, как это реализовано на практике.
Подключение гостей к чатам и ВКС
Организатор создает ссылку-приглашение и отправляет ее подрядчику, заказчику или партнеру. После перехода по ссылке внешний участник получает доступ только к тем чатам или встречам, на которые его пригласили. Создавать корпоративную учетную запись не требуется.
Во время видеовстречи организатор управляет правами участников, а администратор может дополнительно ограничить использование отдельных функций. Например, запретить внешним пользователям видеть демонстрацию экрана корпоративных пользователей eXpress.
Такой же механизм используется для рабочих чатов и каналов. Приглашение отправляется по ссылке, доступ к которой можно настраивать (установка пароля, присоединение только для пользователей своего и доверенных корпоративных серверов, срок действия).
Если обе компании используют eXpress, сотрудники могут взаимодействовать через Федерацию серверов. При этом каждая организация сохраняет собственную инфраструктуру, а данные не покидают корпоративный контур.
Нужна ли ролевая модель?
Во многих случаях важно определить, какие действия приглашенный гость сможет выполнять внутри рабочего пространства организации и к какой информации получит доступ.
Для этого используется ролевая модель управления доступами пользователей. Она позволяет настраивать политики безопасности для разных категорий пользователей – сотрудников, подрядчиков, партнеров или других внешних участников. Вместо индивидуальной настройки для каждого пользователя администратор создает набор правил для определенной роли и применяет его сразу к целой группе.
Примеры настроек:
- запрет на создание скриншотов;
- ограничение на пересылку, скачивание или сохранение вложений;
- использование буфера обмена.
«Ключевым требованием бизнеса является возможность оперативно ограничивать доступ, применять единые правила и обеспечивать соответствие внутренним требованиям и регуляторным нормам», — отметил Игорь Малышев, директор по сервисам компании eXpress, в комментарии для .
О принципах построения ролевой модели, наследовании прав и механизмах разграничения доступа на платформе eXpress подробнее рассказали на .
Пошаговый процесс организации защищенной встречи
Пользователь не должен постоянно думать о безопасности, но механизмы защиты должны работать на каждом этапе взаимодействия. Именно они определяют, кто получает доступ к данным, где хранится история переписки и записей встреч и как компания контролирует корпоративную информацию.
Как выглядит идеальный и безопасный флоу взаимодействия с внешним контуром:
- Согласование. Ваша команда планирует время проведения созвона. Событие фиксируется в общем корпоративном календаре, чтобы избежать накладок.
- Создание ссылки. Организатор создает видеоконференцию и генерирует уникальную гостевую ссылку. ВАЖНО: каждая ссылка создается под конкретную сессию.
- Отправка Организатор передает стороннему участнику ссылку-приглашение любым удобным способом (по почте или в мессенджере).
- Участие. Партнер переходит по ссылке через браузер (можно подключиться без дополнительной регистрации) или подключается по ней в заранее установленном приложении. Для исключения несанкционированного доступа можно задать пароль для присоединения к встрече.
- Закрытие контура. Как только встреча завершается, гостевой доступ автоматически аннулируется. Последующие попытки перейти по старой ссылке будут отклонены системой.
Какие инструменты безопасной платформы упрощают работу на видеовстречах
Чтобы работа с аутсорсерами была не только безопасной, но и эффективной, корпоративный софт должен сочетать строгие стандарты комплаенса с передовыми инструментами для совместной работы.
На что обращать внимание:
- Запись видеовстреч. Сохраняйте созвоны для тех, кто не смог присутствовать. Видеоархив должен храниться в защищенном контуре на российских серверах.
- Демонстрация экрана. Безопасный показ отчетов, согласование макетов и демонстрация работы ИТ-продуктов в режиме реального времени.
- ИИ-протоколирование. Искусственный интеллект автоматически стенографирует встречу, выделяет ключевые тезисы и формирует краткий протокол (follow-up) с принятыми решениями.
- Единое пространство. Вся история взаимодействия, отправленные файлы, ссылки и записи созвонов остаются внутри защищенного корпоративного приложения, а не разбросаны по публичным сервисам.
- Четкое планирование. Созвоны привязаны к конкретным проектам и срокам выполнения задач.
Как планировать встречи: от создания до автоматического протокола
- Привязка к контексту. Вы планируете встречу прямо во встроенном календаре компании и привязываете ее к карточке конкретного проекта.
- Умная рассылка. Система автоматически уведомляет внутренних участников и генерирует уникальную ссылку для внешних гостей. Ссылку для подрядчиков отправляет руководящее лицо со стороны заказчика.
- Взаимодействие во время встречи и фиксация итогов. Во время встречи вам доступны защищенный чат для обмена документами, демонстрация экрана и запись.
- Завершение и ИИ-аналитика. После отключения внешних гостей ИИ генерирует текстовый документ с итогами (вопрос — решение). Эта выжимка автоматически отправляется в карточку задачи в таск-трекере. Повторно использовать ссылку подрядчики уже не могут.
Выводы
Взаимодействие с внешними подрядчиками больше не требует от компании искать компромисс между безопасностью и удобством. Выбор сертифицированной российской платформы с функцией «гостевого доступа» позволяет стереть барьер между разными корпоративными системами.
Перенос встреч в защищенный контур решает сразу несколько бизнес-задач:
- Бесшовное взаимодействие: быстрый переход внешних гостей по ссылке в один клик через браузер или в приложении.
- Автоматизация рутины: ИИ-протокол для автоматической фиксации договоренностей и безопасная демонстрация экрана.
Грамотно выстроенный процесс помогает настроить прозрачное взаимодействие с любыми подрядчиками и минимизировать риски утечки важных данных.
