Современные компании все чаще создают корпоративные порталы, чтобы объединить сотрудников в единое пространство. Но как сделать так, чтобы сотрудники хотели им пользоваться? В статье расскажем, чем полезен корпоративный портал, почему он важен для HR-бренда и какие функции делают его эффективным в использовании.
Зачем и кому нужен корпоративный портал?
Представьте, что вам нужно узнать о проекте, связаться с коллегой или заполнить заявку на отпуск. Обычно приходится заходить в разные системы: одну для документов, другую для общения, третью для задач. Это утомляет и отнимает время. Корпоративный портал решает эту проблему, собирая нужные инструменты в одном месте: документы, задачи, расписание, общение, заявки. Корпоративные порталы используются в различных сферах бизнеса — в логистических и транспортных компаниях, в производственной сфере, в IT-компаниях, в сфере финансов и услуг.
В первую очередь портал полезен для крупных и средних (от 200 сотрудников) компаний, в которых необходимо объединить множество подразделений в единую среду.
Возьмем, к примеру, логистическую компанию с 1000 сотрудниками. Организация может использовать корпоративный портал для координации графиков водителей, управления маршрутами и создания единого хранилища документов, включая различные шаблоны и инструкции, к которым в любой момент может получить доступ любой сотрудник.
Корпоративный портал — голос HR-бренда
HR-бренд — это восприятие компании как работодателя. Это не только имидж, но и опыт сотрудников, который влияет на их удовлетворенность, вовлеченность и желание оставаться в организации. Хороший HR-бренд создает позитивную рабочую атмосферу и способствует снижению текучести кадров. Сотрудники с высоким уровнем вовлеченности более мотивированы и продуктивны — и корпоративный портал помогает создать ту самую вовлеченность за счет следующих факторов:
1. Прозрачная культура
Корпоративный портал предоставляет доступ к информации о компании, ее ценностях, миссии и стратегиях. Это помогает сотрудникам лучше понять культуру организации и почувствовать себя частью команды.
2. Упрощение процессов
Портал может автоматизировать множество процессов в организации, от запроса справки до согласования отпуска. Отсутствие бюрократии привлекает сотрудников и облегчает взаимодействие внутри компании.
3. Обучение и развитие
Корпоративный портал может служить платформой для обучения сотрудников, предоставляющей доступ к тренингам, курсам и семинарам. Это не только развивает навыки работников, но и демонстрирует заботу компании о профессиональном росте своих сотрудников.
4. Коммуникация и обратная связь
Инструменты для общения и обратной связи на портале позволяют сотрудникам делиться своими идеями и мнениями. Это создает атмосферу доверия дает возможность всем членам компании быть услышанными.
5. Объединение команды
Портал может поддерживать совместную работу, позволяя сотрудникам легко взаимодействовать, обмениваться информацией и работать над общими проектами. Это способствует сплочению команды и улучшению внутренних отношений.
6. Гордость и признание
На портале важно публиковать новости о достижениях сотрудников, рассказывать об успехах, результатах проектов, чтобы создавать у сотрудников чувство гордости за вклад в успех в компании.
7. Забота о сотрудниках
Различные программы поддержки сотрудников (например, ДМС, занятия спортом, корпоративные мероприятия) также можно объединить на едином корпоративном портале. Это создаст позитивное восприятие компании как заботливого работодателя.
Как сделать портал эффективным для сотрудников
Чтобы корпоративный портал приносил пользу и привлекал сотрудников, он должен обладать несколькими важными функциями:
Управление документами. Инструменты для хранения, поиска и совместной работы над документами позволяют сотрудникам легко обмениваться информацией и находить нужные материалы.
Оповещение. Новости, корпоративные сообщения и уведомления организационного характера позволят сотрудникам всегда быть в курсе любых изменений в компании.
Предоставление информации о сотрудниках и компании. Организационная структура компании, личные профили сотрудников с контактами упростят взаимодействие сотрудников между отделами и командами.
Мобильный доступ. Возможность посещать портал через мобильные устройства сделает его доступным в любое время и в любом месте.
Интеграции с внутренними и внешними сервисами
Портал может стать централизованной платформой для выполнения различных бизнес-задач, если его интегрировать с внутренними и внешними сервисами, которые использует компания. Сотрудникам не придется переключаться между множеством вкладок в браузере, так как доступ ко всем необходимым корпоративным или внешним инструментам будет реализован в режиме “одного окна”. Портал можно интегрировать с системами управления кадрами, CRM, финансовыми системами, СЭД и другими.
Интеграция с мессенджерами и чатами
Реальность такова, что сегодня большинство сотрудников привыкли общаться в мессенджерах вроде Slack, Telegram или WhatsApp. Поэтому различные чаты и обсуждения на корпортале уходят на второй план. Интеграция корпоративного портала с зарубежными мессенджерами пока вызывает сомнения, так как события последнего времени показали, что они не могут гарантировать защиту корпоративной информации.
Есть и другой подход — интегрировать портал с российскими мессенджерами, как eXpress. Интерфейс платформы похож на привычный пользователям Telegram и не вызовет трудностей у сотрудников при его использовании. Внедрение корпоративной версии продукта предусматривает расположение данных внутри периметра компании, что исключает риски, связанные с использованием публичных мессенджеров. В eXpress есть чаты, звонки, группы, реакции, голосовые сообщения — все, что нужно для эффективного общения.
Платформу eXpress можно использовать как единую точку входа в корпоративные сервисы компании и обеспечить сотрудникам удобный доступ из любой точки через приложение на телефоне, на ПК или с помощью web-версии в браузере.
К слову, горно-металлургическая компания "Норникель" объединила в одном интерфейсе eXpress более 40 корпоративных цифровых сервисов, включая корпоративный портал для сотрудников. Подробнее о проекте можно прочитать в кейсе
