Большинство задач по бизнесу или работе можно решить путем переписки в мессенджерах. Современные технологии позволяют обсуждать рабочие вопросы, обмениваться информацией по задачам и уточнять детали в режиме реального времени. Однако общение в удаленном формате не означает, что можно автоматически использовать такой же свободный стиль разговора с коллегами и партнерами, как с друзьями или родственниками.
Деловая переписка в мессенджерах отличается от обычной тем, что для нее необходимо соблюдать этикет, как и в «очном» общении. Какие правила переписки существуют и как общаться через корпоративный мессенджер так, чтобы эффективно решать рабочие задачи, расскажем в нашей статье.
Этикет общения в мессенджерах
Этикет общения в мессенджерах, если его соблюдать, поможет эффективно и безопасно справиться с поставленными целями, без лишнего негатива.
В этикет деловой переписки входит:
- Соблюдение личных границ. Писать ночью или отправлять запросы в круглосуточном режиме, даже тогда, когда человек находится в отпуске или на больничном, недопустимо. Бывают форс-мажорные ситуации, когда ответ нужно получить незамедлительно – в этих случаях нет ничего быстрее для связи, чем корпоративный мессенджер. Однако нельзя постоянно писать в нерабочее время без уважительной причины – это увеличивает уровень стресса у сотрудников. Исключением является проживание в различных часовых поясах, но данный вопрос обсуждается индивидуально.
- Экономия ресурсов. Никаких длинных сообщений и вопросов, которые требуют основательной подготовки для ответа. Мессенджеры созданы для уточнения деталей, а также оперативного обмена информацией. Все глобальные процессы обсуждаются при личной встрече или в письменном виде по электронной почте. А если необходимо решить что-то в онлайне в экстренном порядке, собеседников необходимо предупредить.
- Демонстрация уважения. Обращаться к собеседникам желательно по полному имени (не Ваня и Катя, а Иван и Екатерина) или в ранее оговоренном формате. В общении важно не только уважительно обращаться к человеку, но и не забывать благодарить его. Формулировки в сообщениях должны быть официально-деловыми. Стикеры и смайлы недопустимы в общении с партнерами и заказчиками, но их можно использовать в менее формальном общении коллег, если иное не предусмотрено правилами компании.
Правила переписки в мессенджерах
Представляем 10 правил переписки в мессенджерах, соблюдая которые вы сможете эффективно решать рабочие задачи в онлайн-формате:
1. Приветствие. В онлайн-пространстве этикет предписывает начинать общение с приветствия. Если при личной встрече это могут быть как слова, рукопожатие, легкая улыбка, то в переписке используются только слова («добрый день», «здравствуйте»). При этом смайлы (если только это не тот коллега, с которым вы на короткой ноге, или неформальное общение в корпоративном чате) будут неуместны. После приветствия, если речь идет о первом контакте, важно написать, кто вы и какую компанию представляете, чтобы собеседник понимал, с кем начнется диалог.
2. Голосовые сообщения неуместны. Да, надиктовать что-то голосом – это удобно и быстро. Но в рабочем общении такой формат нужно использовать как можно реже, так как коллеги и партнеры могут счесть вас невежливым человеком, который не ценит время других людей. Переписку желательно вести в письменном виде, что также позволит осуществлять быстрый поиск по предыдущим сообщениям.
3. Отсутствие ошибок. Общаться с коллегами и начальством нужно грамотно. Быть отличником русского языка необязательно, но базовые знания иметь нужно. Если есть трудности, всегда поможет Т9.
4. Соблюдение стиля общения. Важно соблюдать профессионально-деловой стиль, не использовать сленг, чрезмерные сокращения, матерные слова, смайлики.
5. Неформальное общение возможно, но дозированно. Рабочий чат на то и рабочий, что предназначен для обсуждения рабочих задач. Поэтому желая в очередной раз отправить смайл, мем или стикер в общий чат, нужно хорошенько подумать о своем решении и его уместности. В современных корпоративных мессенджерах доступны реакции – эмодзи, которые можно оставить под конкретным сообщением. Это позволяет не захламлять общий чат сообщениями, которые не несут практического смысла.
6. Краткость. Обсуждая какой-либо вопрос, все мысли нужно выражать четко, без лишней воды и пространных пояснений. Желательно в одном-двух сообщениях передать всю информацию, не дробить на несколько сообщений по одному предложению, превращая переписку в «башню» из текста. У коллег будет нервный срыв от такого количества постоянных оповещений. Наконец, в общем потоке станет затруднительным поиск важной информации.
7. Используйте форматирование. При обмене документами или ссылками предоставьте четкие описания и используйте инструменты форматирования (например, маркеры, заголовки) для повышения удобочитаемости.
8. Минимум личного общения в общих чатах. Если нужно обсудить что-то личное с конкретным участником чата, стоит написать ему в личку. Выносить на общее обозрение личные вопросы не уместно. Если нужно обсудить какой-то конкретный вопрос, который поднимался в общем чате, и важно, чтобы остальные видели ваше мнение по этому поводу, можно продолжить обсуждение в треде (комментарии, которые можно оставлять под отдельным сообщением).
9. Решение оперативных вопросов с уважением к личному времени собеседников. Рабочий чат – это не переписка друзей или подруг. Здесь решаются важные вопросы. Поэтому при получении сообщения в чате на него нужно оперативно реагировать (в рамках разумного: если вам пишут ночью или в отпуске, вы можете ответить позже и в свое рабочее время). Ответить с задержкой в несколько часов или в сутки уместно при общении по электронной почте. Корпоративный мессенджер – это программа для мгновенного обмена сообщениями, и в этом суть его использования.
10. Важные решения принимаются при личных встречах (в том числе онлайн) или в письменном виде по электронной почте. Общаться в онлайне очень удобно, однако переписка в мессенджере не всегда является доказательством намерений или подтверждением согласования. Не стоит забывать, что в мессенджере всегда можно «подчистить» сообщения. Как результат – неприятные последствия, включая перекладывание ответственности. Своему собеседнику следует сообщить, как будет формализовано финальное решение (по почте или при личной встрече). Также многие вопросы удобно решать в формате видеоконференций – в современных корпоративных мессенджерах такая возможность есть.
Правила деловой переписки в мессенджерах созданы не просто так, их важно и нужно соблюдать. От этого зависит общение настроение в чате, а также скорость решения рабочих задач. А для удобства общения и сохранения конфиденциальности при решении рабочих вопросов, важно использовать корпоративный мессенджер. Он позволяет обсуждать важные детали без утери данных и с максимальным уровнем безопасности.
