Типичные ошибки в коммуникации и как их избежать

Каждый день мы общаемся — с коллегами, клиентами, друзьями. Однако именно в рабочей среде ошибки в диалоге могут приводить к серьезным последствиям, влияя на результаты проектов и взаимоотношения в команде. Как избежать недоразумений и выстроить конструктивное общение? В этой статье разберем типичные ошибки, которые часто возникают в переговорах с клиентами и командой.

Ошибка 1: Не слушать собеседника

Люди больше сосредоточены на своих мыслях, чем на том, что говорит собеседник. Кажется, что слушать легко, но часто вместо этого мы продумываем, что сказать дальше. В итоге упускаем важные детали и рискуем испортить отношения с собеседником. Чтобы избежать этого, сосредоточьтесь на том, что говорит ваш собеседник, задавайте уточняющие вопросы и проявляйте интерес. Если что-то непонятно, не бойтесь уточнить — это лучше, чем додумывать.

Кроме того, обратите внимание на невербальные сигналы: выражение лица, жесты и тон голоса собеседника. Это даст вам больше контекста для понимания его позиции. Искренний интерес и внимание к деталям укрепят доверие собеседника в процессе любого разговора.

Ошибка 2: Игнорировать интересы другой стороны

Если говорить только о своих задачах, не учитывая, что важно для собеседника, разговор быстро зайдет в тупик. Постарайтесь выяснить, чего хочет другая сторона, и найдите точки соприкосновения. Например, начните разговор с открытого вопроса: "Что вы считаете главным в этом проекте?".

Такой подход поможет снизить напряженность и создаст атмосферу взаимного уважения. Важно помнить, что успешная коммуникация — это всегда компромисс, при котором выигрывают обе стороны.

Ошибка 3: Поддаваться эмоциям

Эмоции — неотъемлемая часть общения, но все должно быть в меру. Гнев, раздражение или излишняя эмоциональность могут свести на нет весь разговор. Если чувствуете, что ситуация накаляется, сделайте паузу: буквально несколько минут тишины помогут восстановить самообладание.

Чтобы не допускать таких ситуаций, старайтесь заранее определять цели встречи и придерживаться их. Четкая структура и логика в процессе обсуждения помогают снизить эмоциональное напряжение или вернуть разговор в нужное русло.

Ошибка 4: Откладывать решение конфликтов

Многие предпочитают избегать спорных вопросов, откладывая их на потом, чтобы сохранить хорошие отношения с клиентами. Однако такие действия, наоборот, только ухудшают ситуацию, усиливают недоверие и мешают команде двигаться вперед.

Вот несколько проверенных советов, которые помогут быстро разрешить конфликт:

• Признайте проблему сразу. Если вы чувствуете, что напряжение растет, не игнорируйте это. Задайте прямой вопрос: «Я заметил, что что-то не так, можем обсудить?» Это может показаться неудобным, но лучше сразу выяснить, в чем дело, чем ждать, пока ситуация выйдет из-под контроля. 
• Дайте собеседнику высказаться. Часто конфликты возникают из-за того, что стороны не чувствуют себя услышанными. Покажите, что вам важно мнение вашего оппонента и не перебивайте его. Держите фокус на решении конфликта, а не на проблеме. Не стоит выяснять, кто прав, а кто виноват. Лучше ищите варианты, как исправить ситуацию. Например, в разговоре с клиентом можно сказать: «Понимаю, что вы не довольны этим аспектом. Вы можете предложить комфортные для вас варианты решения проблемы и мы обсудим их». 
• Не оставляйте конфликт в «подвешенном» состоянии. Даже если кажется, что вопрос решится сам собой, обязательно договаривайтесь о конкретных шагах. Например, с клиентом это может быть повторная встреча для обсуждения изменений или обещание предоставить дополнительную информацию. 
• Используйте «я-сообщения». Важно говорить о своих чувствах и восприятии ситуации, а не обвинять собеседника. Например, вместо «Вы всегда меня не слушаете!» скажите «Я чувствую, что мои предложения не воспринимаются, и это затрудняет решение вопроса». 
• Документируйте. Когда конфликт решен, важно зафиксировать это в письменной форме, чтобы не возникло недоразумений в будущем.

Ошибка 5: Невнятное выражение мыслей

Если вы неясно формулируете свои мысли, люди начинают теряться и раздражаться. Вместо того чтобы сразу перейти к сути, мы начинаем «тянуть кота за хвост», а потом удивляемся, почему все задают вопросы вроде: «Вы о чём?» или «Не совсем понял». Перед встречей проговорите основную суть, которую вы хотите донести до собеседника, и убедитесь, что вы сами понимаете, о чем говорите. И если используете сложные термины, уточните, что все их понимают, а не ждите, что кто-то догадается.

Простота и логика в речи помогут вам наладить эффективное общение. Если есть возможность, подкрепляйте свои слова примерами или иллюстрациями, чтобы удерживать внимание собеседника.

Платформы для рабочих коммуникаций

Сегодня на рынке достаточно современных платформ для эффективных коммуникаций, которые помогут проводить встречи на высоком уровне. Как правило, системы объединяют видеоконференции, чаты, обмен файлами и многие другие функции для ежедневного общения в команде и с клиентами.

Одной из такой платформ является eXpress — это суперапп, который объединяет мессенджер, ВКС на 250+ участников и SmartApps - мини-приложения внутри платформы. Среди ключевых функций ВКС — запись встреч, демонстрация экрана и планирование событий. Приглашать участников можно по ссылке, даже если они не зарегистрированы в системе, а защита данных обеспечивается паролем. Также eXpress предлагает сквозное шифрование, режим конфиденциальности и интеграцию с чат-ботами, которые могут автоматизировать любые задачи.