Как продуктивно провести конференцию в онлайн-формате: советы и инструменты

Онлайн-конференция — эффективный инструмент, позволяющий дистанционно в режиме реального времени провести совещание, презентацию, обучение, инструктаж или другое мероприятие. Такой формат связи имеет преимущества по сравнению с традиционной оффлайн-встречей. Главные — это низкие расходы на организацию и экономия времени сотрудников.

Проведение онлайн-конференции требует подготовки. Именно от нее зависит, насколько эффективным будет мероприятие. В данном материале рассказываем, как организовать видеоконференцию правильно.

Что такое онлайн-конференция

Онлайн-конференция — то мероприятие, на котором приглашенные дистанционно общаются между собой в режиме реального времени и при этом видят друг друга с помощью видеосвязи. Она может быть использована для:

• совещания; 
• семинара; 
• встречи; 
• презентации; 
• инструктажа; 
• вебинара.

Это — далеко не полный перечень мероприятий, которые можно перевести в дистанционный формат. На самом деле перевод возможен для любого ивента, который требует личного контакта нескольких человек.

Видеоконференции имеют целый ряд преимуществ по сравнению с традиционными мероприятиями, на которых все встречаются в одном месте. Вот основные:

Экономия. При использовании видеоконференцсвязи не надо готовить встречу и доставлять на нее сотрудников. Сами работники не отрываются надолго от выполнения своих обязанностей. Это снижает затраты и упущенную прибыль компании.

Расширение географии. С помощью видеосвязи можно подключить к ивенту сотрудников удаленных филиалов, которые физически не смогли бы прибыть на мероприятие, если бы оно проходило в традиционном формате.

Ускорение коммуникации. При использовании видеоконференцсвязи никто не тратит время на дорогу, также оно не расходуется на подготовку мероприятия, что неизбежно оффлайн. В результате коммуникация между сотрудниками становится в разы быстрее.

Благодаря этим достоинствам формат онлайн-конференции становится все более популярным среди российского бизнеса, в государственных компаниях и ведомствах.

Подготовка к видеовстрече

Конференция в онлайн-формате требует подготовки, которая включает следующие составляющие:

1. подготовка программы мероприятия; 
2. назначение спикеров и модераторов; 
3. продвижение ивента в интернете.

Не менее важно выбрать программное обеспечение для проведения конференции. Разные приложения и сервисы отличаются функционалом, имеют свои особенности. Выбирать подходящий вариант необходимо исходя из своих задач.

Как организовать конференцию в онлайн-формате: пошаговая инструкция

Разберем, как устроить видеоконференцию. Для этого понадобится предпринять следующие действия.

Разработать программу конференции

За 1-2 месяца до старта мероприятия нужно определиться с целевой аудиторией и основной идеей, от которой будут отталкиваться докладчики. Тематика должна быть интересна участникам ивента, а все выступления должны быть логически связаны между собой.

Также нужно решить, будет ли что-то кроме докладов — например, опросы. Желательно, чтобы присутствовали интерактивные элементы — это поможет поддержать внимание и интерес аудитории.

Собрать команду

Когда готова программа конференции, нужно найти людей, которые помогут в ее проведении. Понадобятся:

Модератор. Он открывает и закрывает мероприятие, представляет выступающих, заполняет паузы, ведет интерактивы и общается в чатах, при необходимости может удалить участника.

Технические администраторы. Отвечают за техническую часть ивента: видеотрансляцию и звук.

Администратор. Решает общие организационные вопросы, форс-мажоры, координирует совместную работу.

Если планируется масштабная конференция с большим количеством участников, модераторов и администраторов может быть несколько. Дополнительно к ним можно добавить специального человека, который будет следить за продолжительностью каждого выступления и решать другие мелкие организационные моменты, на работу с которыми из-за большого объема нет времени у других.

Найти спикеров

Если выступать будете не только вы, необходимо минимум за 1-2 месяца до ивента найти тех, кто это будет делать. Здесь есть два варианта: поиск сторонних специалистов и подготовка собственных сотрудников, которые хорошо разбираются в теме, связанной с мероприятием.

Приглашенные эксперты не обязательно должны быть известны в своей сфере. Важно, чтобы их компетенции затрагивали тематику ивента, и в связи с этим им было что сказать на видеоконференции.

Составить план ивента

Когда готова программа и приглашены спикеры, самое время подготовить детальный план предстоящего ивента. В нем необходимо определить:

• время начала конференции; 
• время начала и конца каждого выступления; 
• время и порядок проведения интерактивов.

На основе плана в дальнейшем будут выстраивать свою работу все специалисты, обеспечивающие проведение мероприятия.

Запустить лендинг

За 1-2 месяца до старта конференции нужно создать страницу для регистрации, на которой должны быть указаны дата и время начала ивента, тема и расписание докладов. На лендинг нужно добавить тематические фото, сведения о компетенциях и опыте спикеров — это сделает конференцию более привлекательной и представит ее как авторитетную, заслуживающую внимания.

Анонсировать ивент и запустить рекламу

После запуска лендинга нужно составить посты с анонсом ивента. Они должны рассказывать, о чем будет конференция, чем она полезна и кому будет интересна. В публикации важно добавить информацию о спикерах, их компетенции и квалификации.

После анонса нужно начать продвигать событие, чтобы привлечь больше аудитории. Это можно делать с помощью SMM и контекстной рекламы лендинга.

Также для продвижения можно договориться с другими компаниями, чтобы они опубликовали в своих социальных сетях информацию о конференции или ссылку на лендинг — в обмен вы можете также разместить в своих аккаунтах их предложения или объявления.

Провести конференцию

Когда все готово, остается провести конференцию в назначенное время. Это делается с помощью специального программного обеспечения, которое выбирается заранее.

Секреты продуктивной онлайн-встречи

Чтобы конференция оказалась успешной, важно правильно подобрать тему. Она должна быть интересной целевой аудитории. Тематика каждого отдельно взятого доклада — тоже.

Не менее важно привлечь правильных спикеров. Они должны быть компетентны в вопросе, по которому готовят доклад, и слушатели должны быть уверены в их компетенции. Ее можно подтвердить статусом или опытом докладчика.

Очень важна правильная организация видеоконференции. Последовательная подготовка, правильное решение административных вопросов, продуманное продвижение ивента — все это влияет на результативность.

Лучшие сервисы для онлайн-конференций

Важно правильно выбрать сервис или ПО для видеоконференции. Именно от этого выбора зависит, насколько эффективным будет ивент. Вот несколько платформ, которые можно использовать.

eXpress

eXpress — российский сервис для проведения видеоконференций более чем на 250 участников. Он предлагает следующие возможности:

• запись видеозвонка; 
• планирование; 
• гостевой доступ; 
• функция поднятия руки; 
• функция реакции на выступление; 
• чат ВКС, который сохраняется после ее завершения.

Все это делает проведение конференции максимально удобным. Помимо видеоконференцсвязи eXpress предлагает ряд других опций: защищенный корпоративный мессенджер, чат-боты, суперапп. Это делает платформу оптимальным решением для бизнес-коммуникаций.

Видеосвязь в eXpress защищена надежными алгоритмами шифрования. Проведение видеоконференций максимально безопасно.

Важно, что ВКС eXpress может работать в браузере и не требует установки программного обеспечения для участия в ивенте.

Яндекс.Телемост

Еще один российский сервис. Хотя Яндекс.Телемост дает возможность проводить конференции до 1 000 участников, у него отсутствуют некоторые важные функции: нет реакций и блюра фона. Из-за этого участники не могут полноценно взаимодействовать с модератором и спикерами, что ухудшает качество ивента.

В целом функционал у платформы не такой обширный, что ограничивает ее использование и позволяет проводить с ее помощью лишь самые простые мероприятия.

TrueConf

Этот отечественный сервис позволяет проводить видеоконференции на большое количество человек и поддерживает возможность проводить видеоконференции в 4K Ultra HD, что обеспечивает высокое качество изображения. TrueConf может похвастаться высоким уровнем защиты — при желании все его инструменты можно развернуть на сервере компании. При этом пользователи сообщают о частых сбоях и проблемах с совместимостью различных решений.

DEEP Platform

Этот российский сервис для видеоконференций предлагает широкий функционал, который включает подготовку расписания, администрирование ивента, интерактивные возможности. Главный минус платформы в том, что некоторые опции внедряются только на основе индивидуального заказа и по умолчанию отсутствуют в подписке. Это не очень удобно и делает DEEP Platform менее универсальным решением, которое требует определенной доработки.