Коммуникациям в проекте часто уделяют мало внимания, и из-за этого появляются мелкие проблемы: кто-то не обновил статусы, кто-то забыл скинуть отчет. Но именно такие ошибки начинают влиять на сроки и качество работы команды. В этой статье рассказываем, что такое система коммуникаций в проекте и как ее построить. Разбираем роль менеджера в этой системе и показываем, какие ошибки чаще всего тормозят процессы.
Система коммуникаций в проекте и зачем она нужна
Давайте разберемся с терминами.
Система коммуникации в проекте — это организованный процесс обмена информацией между участниками команды, заказчиком и другими сторонами. Система предполагает согласованные правила взаимодействия, обмена данными и распределение ответственности между участниками.
Управление коммуникациями — это организация общения в команде. Менеджер проекта определяет, кто с кем общается, какие каналы используются, на каких этапах и как часто. Он следит, чтобы информация своевременно обновлялась, чтобы не было дублирования, и чтобы все участники понимали свои задачи одинаково.
Система коммуникаций нужна для того, чтобы избежать вероятность ошибок и упростить контроль над проектом. Без такой структуры возможны срывы сроков, несогласованные изменения, нехватка ресурсов или неисполнение требований.
В исследовании, проведённом , 70% участников опроса признались, что теряют время из-за проблем в коммуникациях внутри компании, а 55 % пропускают важные сообщения по той же причине. При этом среди тех, кто использует инструменты управления проектами как основной канал общения с коллегами и клиентами, показатель понимания текущего статуса задач повышается до 83%.
Роль менеджера в управлении коммуникациями проекта
Менеджер проекта отвечает за формирование и поддержание процессов коммуникаций, а также за согласованность целей и задач между командами и стейкхолдерами. Эффективность коммуникационной системы напрямую зависит от его способности приоритизировать информацию.
Основные задачи менеджера проекта в части коммуникаций можно обозначить так:
- Определение каналов общения. Менеджеру важно задать понятную структуру: где обсуждаются задачи, где проходят синхронизации, где фиксируются решения, где хранится информация.
- Создание правил взаимодействия. Определение формата общения, требования по срокам обратной связи, определение ответственных за согласование, отчеты и другие процессы.
- Обеспечение прозрачности статусов. Отслеживание регулярности обновлений по задач и комментариев по согласованной схеме работы. Например, контроль команды в части своевременного выполнения задач в CRM.
- Сбор и распределение информации по участникам. Важно передавать участникам ровно тот объём данных, который нужен им для работы, с понятными приоритетами и сроками.
- Проверка качества выполненных задач и согласование с заказчиками. Менеджер отвечает за соблюдение всех договорённостей с клиентом и ответственен за работу своей команды перед клиентами.
- Формирование базы знаний и хранения материалов. Вся документация проекта должна находиться в одном месте с удобным доступом для всех участников. Поэтому нужно продумать где и как будут хранится материалы, какие доступы нужны сотрудникам.
- Регулярный анализ процессов. Фидбэк и отслеживание эффективности взаимодействия команды помогает вовремя замечать проблемы и корректировать подход с учетом изменяющейся нагрузки сотрудников.
Как построить систему коммуникаций
Сначала важно понять структуру самого проекта. Какой объём работ, количество команд, степень зависимости между задачами, наличие внешних подрядчиков. Чем сложнее контур, тем точнее должен быть описан процесс общения. Например, в интеграционных проектах критично указать, когда и каким способом команда должна согласовывать изменения API или архитектуры.
Для этого создаётся матрица коммуникаций — таблица, где указаны все основные моменты, когда команде требуется обмениваться данными. Это не только созвоны и статусы, а также:
- проверка гипотез продуктовой командой;
- согласования с безопасностью;
- выверка требований перед переходом на следующий спринт;
- уведомления об изменениях требований заказчика;
- результаты ключевых этапов;
- оперативная работа по снижению рисков.
Такая карта помогает увидеть, где коммуникации должны быть обязательными, а где — по необходимости.
Также пригодится план коммуникаций — документ, который определяет правила общения и фиксирует взаимодействие участников на проекте.
План включает более конкретные инструкции в отличие от матрицы, например:
- указываются форматы встреч (ежедневные, еженедельные, ретроспективные);
- используемые каналы (мессенджер, сервис ВКС, почта, таск-трекер и др.);
- требования к содержанию сообщений и отчётов, например “не используем голосовые сообщения”;
- определение ответственных за информирование команды, заказчиков или руководителя.
Ниже основные моменты, которые нужно учесть при управлении коммуникациями в проекте.
Встречи должны соответствовать скорости проекта
Если команда работает в коротких циклах (1–2 недели), ежедневные созвоны будут эффективны. В длинных циклах (месяц и более) — наоборот, могут негативно сказаться на загрузке команды.
Стоит отслеживать:
- сколько времени тратится на встречи;
- растёт ли эффективность после них;
- уменьшается ли количество уточнений в чатах.
Если встреча не приводит к снижению числа вопросов, её формат нужно пересматривать.
Простые и удобные сервисы для взаимодействия
Задача менеджера состоит в том, чтобы обеспечить команду всеми необходимыми инструментами для эффективной работы. Если в компании используется CRM или мессенджер со сложным интерфейсом, который отнимает время у сотрудников, тогда стоит пересмотреть инструменты.
Мессенджер подходит для оперативных вопросов, уточнений по задачам и быстрых решений. Сервис ВКС нужен для обсуждения сложных тем, требующих живого разговора. Почта используется для формальных подтверждений и согласований с заказчиками. Таск-трекер — для командной работы с задачами.
Для проекта чем меньше разрозненных каналов, тем меньше рисков потерять контекст. Когда задействовано несколько команд, внешние подрядчики или есть работа с чувствительными данными, чаще используются корпоративные супераппы. Платформа eXpress объединяет мессенджер, видеосвязь, календарь, почту в одном приложении — это удобно и снижает вероятность утечек данных.
Требования к содержанию сообщений
У каждого проекта есть свой «уровень детализации». Он зависит от типа команды. Пример:
- продуктовая команда любит короткие сообщения по факту;
- интеграционная команда требует подробных описаний, иначе возникают недопонимания;
- команда внешнего заказчика ждёт формальных отчётов.
Менеджер должен задать стандарт, удобный именно своей команде.
Распределение ответственности
Ответственный — не равно единственный исполнитель. Например, за протокол может отвечать аналитик, но запись решений всё равно лежит на том, кто ведёт встречу.
Важно разделять:
- кто фиксирует;
- кто проверяет;
- кто публикует.
Роли нужно периодически пересматривать: нагрузка растёт, требования меняются. Если ответственный не справляется — структура должна адаптироваться.
Контур работы с внешними стейкхолдерами
Если в проекте участвуют клиенты, подрядчики, техподдержка, поставщики — им нужен отдельный блок коммуникаций. Важно описать:
- какой уровень детализации им доступен;
- как быстро команда отвечает на запросы;
- кто согласует с ними изменения.
Это помогает избежать ситуации, когда внешние стороны получают разные версии по одним и тем же вопросам.
Принцип «единый источник истины»
План должен точно указывать, где находятся актуальные данные. Например: постановка задачи — в трекере, согласованный дизайн — в Figma, доступы и ТЗ — в Confluence.
Типичные ошибки в проектных коммуникациях
1. Договоренности на словах. Решение приняли на созвоне, но никто не записал результат. То же касается устных договоренностей и комментариев в личных чатах.
2. Злоупотребление чатами. Без правил чаты превращаются в поток уведомлений. Команда тратит много времени на переписку, но не успевает выполнять задачи.
3. Избыточная регламентация. Слишком много правил, отчётов, каналов и шаблонов — и команда тратит рабочее время на заполнение форм вместо выполнения задач.
4. Информация проходит через одного человека. Когда все согласования держатся на одном участнике, проект тормозит. Нужно распределять зоны принятия решений и строить прямые коммуникации между командами.
Что даёт проекту выстроенная система коммуникаций
Грамотно выстроенная коммуникация не делает проект идеальным, но создаёт условия, в которых команде проще работать, принимать решения и адаптироваться к изменениям. Это фундамент зрелой проектной работы — от небольших задач до крупных корпоративных инициатив.
Если компании нужен единый формат для коммуникации команды с фокусом на безопасность и удобство, рассмотрите eXpress. Базовые возможности доступны бесплатно, а для внедрения в крупные компании можно заказать демо-версию системы.
