Как организовать удаленную работу команды без потери эффективности

Компании ценят удаленную работу за гибкость и доступ к талантам по всему миру, а сотрудники — за свободу и экономию времени. Но как обеспечить чёткую работу, повысить продуктивность и при этом сохранить у команды мотивацию? В этой статье расскажем о том, как нужно выстраивать удалённую работу, чтобы она приносила пользу бизнесу.

Что такое удалёнка и какой она бывает

Удалёнка — это когда сотрудники выполняют свои рабочие обязанности не в офисе компании, а в любом другом месте. Это может быть дом, коворкинг или даже кафе на другом конце света. Но за этой простой идеей скрывается несколько разных сценариев, и важно понимать, какой из них подходит именно вам и вашей команде.

Ещё несколько лет назад такой уровень гибкости казался недостижимым для большинства профессий — особенно в традиционных отраслях. До пандемии COVID-19 удалёнка и свободный график были скорее исключением, доступным лишь фрилансерам или IT-специалистам. Многие компании скептически относились к идее работы вне офиса, считая её непродуктивной. Но именно кризис 2020 года показал, что удалённый формат вполне эффективен и многие компании не стали возвращать сотрудников в офис.

Полностью удалённый формат

Полностью удалённый формат означает, что сотрудники работают из любого места — постоянно и без привязки к офису, даже если он формально существует. В таких компаниях команда может быть распределена по разным городам и странам, а вся работа — от ежедневных задач до стратегических обсуждений — строится исключительно в онлайн-формате. Подобная модель даёт сотрудникам возможность выбирать среду, в которой они работают эффективнее всего, а компании — доступ к талантам независимо от географии. В то же время она требует от всех участников высокой самодисциплины, ответственности и доверия, а от бизнеса — продуманной цифровой инфраструктуры, прозрачных процессов и культуры, в которой удалёнка воспринимается не как вынужденная мера, а как осознанный выбор.

Гибридный формат

Пожалуй, самая популярная сегодня модель. Сотрудники часть недели работают из дома, а в остальные дни приезжают в офис для встреч, мозговых штурмов и живого общения. Это золотая середина, которая позволяет взять лучшее от двух форм работы — гибкость удалёнки и энергию офисной жизни.

Интересный факт: Всё больше профессионалов становятся цифровыми кочевниками – сотрудниками, которые работают удаленно и ведут мобильный образ жизни, не привязываясь к одному месту. Такие специалисты выбирают для работы любой уголок мира с надёжным интернетом: сегодня это может быть квартира в Санкт-Петербурге, а через месяц — домик на берегу Чёрного моря. Для них география не является ограничением.

Плюсы и минусы удалёнки

По данным ВЦИОМ, формат работы из дома постепенно становится устойчивой нормой для российского рынка труда, особенно для молодого поколения 18–35 лет, которые выбирают в пользу баланса работы и жизни.

Что хорошо для сотрудника

• Мобильность. Можно начать работать раньше, чтобы побыстрее закончить, или сделать перерыв днём, чтобы сходить к врачу. График подстраивается под жизнь, а не наоборот.
• Больше свободного времени. Пробки и ожидание общественного транспорта теперь в прошлом. Это время можно потратить на сон, хобби или семью. А ещё это экономия денег на проезд.
• Свой собственный «офис». Можно работать в любимом кресле, коворкинге или кафе. Рабочее место можно обустроить под себя.
• Путешествия. Удалённая работа даёт свободу выбирать географию: вы можете трудиться из дома, в другой стране или даже путешествовать. Главное – хороший интернет.

Какие минусы

• Нехватка живого общения может привести к ощущению вакуума и изоляции от команды.
• Работа, которая никогда не заканчивается. Когда ноутбук всегда под рукой, возникает соблазн проверить почту вечером или доделать задачу на выходных. Грань между работой и отдыхом стирается, что ведёт к выгоранию.
• Много отвлекающих факторов. Невымытая посуда, недосмотренный сериал, диван, который манит прилечь, — дома полно бытовых дел, которые мешают работать.

Теперь посмотрим на ситуацию со стороны работодателя.

В чём выгоды удалённой работы для компании?

• Рынок талантов без границ. Можно нанять лучшего дизайнера из Владивостока и первоклассного разработчика из Калининграда, не ограничиваясь только рынком Москвы.
• Серьёзная экономия. Аренда большого офиса, его обслуживание, оплата коммунальных услуг, закупка чая и печенья — всё это внушительные статьи расходов, которые можно сократить.
• Привлекательность для соискателей. Для многих кандидатов возможность работать удалённо сегодня является решающим фактором при выборе места работы.

Даже на фоне общего снижения числа вакансий в стране интерес к дистанционным форматам работы продолжает расти. По данным hh.ru, только за период с января по сентябрь 2025 года количество предложений с возможностью удалённой занятости выросло на 17% и достигло 745 тысяч — это почти каждая десятая вакансия на рынке.

Для соискателей «удалёнка» уже стала естественной частью профессиональной жизни: почти половина опрошенных отмечают, что возможность работать удалённо — один из ключевых факторов при выборе работодателя, уступающий лишь уровню дохода и гибкому графику.

О чём стоит беспокоиться руководителю?

• Как организовать удалённую работу, чтобы сотрудники были вовлечены и не срывали сроки. Руководителю сложнее контролировать этот процесс дистанционно.
• Безопасность данных под угрозой. Корпоративная информация передаётся через домашние Wi-Fi сети сотрудников, что создаёт новые риски утечек и кибератак.
• Корпоративный дух на расстоянии. Как сплотить команду, если люди никогда не виделись вживую? Поддерживать общие ценности и чувство причастности к большому делу онлайн — задача не из лёгких.

На что стоит обратить внимание

Чтобы работа в удаленном формате была действительно эффективной, нужно заложить прочный фундамент из четырёх элементов.

Комфортное рабочее место

Что обеспечивает компания: стандарты рабочего места для удалёнки (стол, кресло с поддержкой спины, гарнитура, камера), требования к скорости интернета, компенсации/выдача оборудования.

Что ожидается от сотрудника: соблюдение эргономики, организация зоны без отвлекающих факторов, настройка освещения.

Хороший тайм-менеджмент

Компания/руководитель: правила рабочих часов и перерывов, SLA на ответы, рекомендованные практики (например, «Помодоро»), прозрачные процессы.

Сотрудник: личные ритуалы начала/завершения дня, план задач, соблюдение дедлайнов.

Организация коммуникаций

Принято делить коммуникации на два типа:

• Синхронные — общение в реальном времени: видеозвонки и созвоны для срочных вопросов, мозговых штурмов и ситуаций, в которых нужен быстрый обмен мнениями.
• Асинхронные — общение в чатах, почте или таск-менеджере. Они хороши для вопросов, не требующих мгновенного ответа, и позволяют коллегам из разных часовых поясов работать комфортно.

Для компании важно осознанно подойти к выбору инструментов для коммуникаций, определить внутренние правила общения и зафиксировать их в базе знаний. Например, использовать мессенджер для срочных вопросов в команде, а почту – для общения с клиентами.

От сотрудника требуется соблюдение всех договорённостей и правил цифровой гигиены.

Профилактика выгорания

Выгорание на удалёнке подкрадывается незаметно. Чувство постоянной усталости, раздражительность и потеря интереса к работе — его верные признаки.

Компаниям стоит задуматься о политике уведомлений вне рабочего времени, отношении к переработкам и их регулировании. Можно проводить регулярные встречи 1:1 для оценки морального состояния сотрудников или использовать неформальные форматы общения и мониторинг нагрузки.

Сотрудникам важно заботиться о себе: делать паузы, разграничивать работу и личное, участвовать в инициативах и поддерживать контакт с коллегами.

На платформе eXpress для неформального общения сотрудников есть специальный бот — Random Coffee Bot. Он помогает находить новые точки соприкосновения и лучше узнавать коллег. Сотрудник заполняет короткую анкету — указывает интересы, город и место работы. Бот подбирает собеседника по совпадениям и отправляет контакты. HR-отдел получает статистику в Excel: динамику встреч и уровень вовлечённости.

Инструменты для удалённой работы

Корпоративные платформы для коммуникаций

Слаженная работа команды напрямую зависит от правил и инструментов коммуникации. Хорошие инструменты — это основа прозрачных процессов. Они создают единое цифровое пространство для общения, хранения документов, совместной работы и контроля задач.

Учитывайте три аспекта:

• Безопасность — где хранятся данные и кто имеет к ним доступ (On-premise или облако);
• Удобство — насколько платформа понятна пользователям и не требует долгого обучения;
• Совместимость — как легко интегрируется с другими системами компании.

Чем меньше нужно переключаться между приложениями, тем выше концентрация. Поэтому компании переходят на корпоративные платформы, объединяющие чаты, звонки, ВКС, задачи и файлы в одной среде.

Например, Росатом и Норникель создали на базе eXpress собственные брендированные приложения с множеством функций: чаты, ВКС, календарь и корпоративные сервисы в одном окне.

Среди комплексных платформ изучите eXpress, VK Сервисы, МТС Линк, Трункофф, Яндекс, Контур.Толк, Пачка. Перед выбором решения важно изучить реальные кейсы и оценить, насколько оно отвечает задачам вашей команды.

Для видеоконференций

• Яндекс Телемост — простой и бесплатный сервис, отлично подходит для команд, использующих продукты Яндекса. Работает в браузере, не требует установки, встречи создаются по ссылке.
• Zoom и Google Meet — классика, но с ограничениями по времени. Подходят для любых команд, но не считаются безопасными в РФ, так как серверы находятся за пределами страны.
• eXpress можно использовать как для чатов, так и для видеоконференций. Доступен в облачной и on-premise версии. Облачные серверы размещены в России. В бесплатной версии можно созваниваться в группах и 1:1.
• Контур.Толк — корпоративное решение, пользователи отмечают высокое качество видеосвязи.

Для ведения базы знаний

Не менее важно систематически фиксировать всю значимую информацию, которая возникает в ходе работы удалённой команды. Чтобы не тратить время на поиски в чатах, договоритесь записывать ключевые решения, инструкции и итоги встреч в единую базу знаний — например, в EvaWiki или Teamly. Это создаёт централизованное хранилище актуальных данных, к которому в любой момент может обратиться любой сотрудник. Такой подход ускоряет решение задач, упрощает адаптацию новых коллег и избавляет команду от повторных объяснений. На удалёнке единая база знаний — не опция, а необходимость.

Для управления задачами

Для управления задачами таким командам необходимы специализированные инструменты — понятные, масштабируемые и интегрируемые с другими сервисами. Можно рассмотреть следующие программы:

• YouGile — российский сервис с наглядным интерфейсом в стиле канбан-досок. Позволяет легко перемещать задачи по колонкам и отслеживать прогресс команды в реальном времени. Хорошо подходит для гибких методологий.
• Shtab — таск-менеджер с упором на учёт рабочего времени. Помогает понять, сколько часов уходит на задачи — удобно для почасовой оплаты или анализа эффективности.
• Битрикс24 — комплексная корпоративная платформа, объединяющая управление задачами, CRM, документооборот и другие инструменты для бизнеса.

Для совместной работы

Удалённая работа невозможна без эффективного взаимодействия: командам нужно редактировать документы, вести базы знаний, делиться материалами и сохранять единое информационное поле. Это особенно важно для аналитиков, дизайнеров, разработчиков, HR-специалистов и всех, кто работает с данными.

• Teamly — платформа, объединяющая базу знаний, управление проектами и коммуникации. Документы, задачи и обсуждения связаны, создавая единое пространство.
• Kaiten — инструмент для управления проектами и документацией. Удобен, если нужно хранить все материалы — от ТЗ до итогов — рядом с задачами.
• EvaWiki — инструмент для создания корпоративных баз знаний. Подходит для хранения инструкций, регламентов и другой важной информации с удобным поиском и навигацией.

Для безопасности

При работе вне офиса особенно важно защищать корпоративные данные: документы, переписку, доступы к системам. Нужно оценивать каждый сервис с точки зрения безопасности. Мессенджер, ВКС, таск-трекер или почта в публичном облаке могут быть уязвимыми, если не обратить внимание на происхождение, методы защиты и поддержку.

Например, в eXpress аутентификация пользователей проходит через три независимых канала: почту, SMS и пароль. Если телефон украден, можно удалить все данные на устройстве по команде с сервера.

Мошенники ежедневно придумывают новые уловки для кражи данных, поэтому не стоит пренебрегать безопасностью. Кража личных данных — это личная потеря, а кража коммерческой информации — уже административная ответственность, способная повлиять на бизнес.

Советы руководителям: как оставаться лидером на расстоянии

Управлять людьми, которых не видишь каждый день, непросто. Ниже — несколько советов, которые помогут выстроить эффективную систему удалённого взаимодействия.

Ищите самостоятельных, а не просто исполнителей

При найме обращайте особое внимание на soft skills кандидата. Такие качества, как самоорганизация, ответственность, внимательность, проактивность и умение находить решения, выходят на первый план.

Фокусируйтесь на результате, а не на часах

Микроменеджмент и удалёнка несовместимы. Не нужно требовать от сотрудников быть «на связи» постоянно. Ставьте чёткие измеримые задачи (KPI в помощь) и оценивайте результат, а не процесс. Доверие — главная валюта удалённого управления.

Фиксируйте договорённости

Ещё один важный аспект — юридические и организационные формальности. Простого «договорились на словах» недостаточно. Нужно заранее определить: как оформлен сотрудник, кто компенсирует расходы на интернет и оборудование, как решаются вопросы охраны труда. Всё это следует закрепить в дополнительном соглашении — это защитит обе стороны и предотвратит конфликты.

Выстраивайте культуру

В офисе культура формируется естественно через общение, а на удалёнке её нужно создавать осознанно. Организуйте неформальные онлайн-встречи, публично отмечайте успехи коллег, проводите регулярные встречи «один на один». Корпоративная культура — это клей, который удерживает команду, даже если её участники разделены тысячами километров.

Подводим итоги

Удалённая работа — уже не новинка, а устоявшийся формат. Ключ к её эффективности — внимание к деталям. Особенно важно следить за признаками выгорания: отсутствие границ между работой и личной жизнью истощает даже самых вовлечённых сотрудников.

Чёткие правила коммуникации помогают избежать недопонимания: когда, как и через какие каналы команда обсуждает задачи и принимает решения — должно быть прописано заранее.

Не менее важен выбор инструментов: они должны обеспечивать прозрачность процессов, совместную работу и безопасность, а не усложнять взаимодействие.

Когда эти элементы выстроены, доверие и продуктивность растут естественно — без громких заявлений, но с реальными результатами.