Несомненно, что отделы HR вносят большой вклад в развитие и успех любой компании. Деятельность HR охватывает широкий спектр задач, связанных с привлечением и удержанием людских ресурсов. Сюда входят поиск, отбор и найм кандидатов, онбординг новых сотрудников, создание различных корпоративных систем льгот и поощрений, обеспечение соблюдения актуального трудового законодательства, организация мероприятий и тимбилдингов, направленных на сплочение коллектива.
Это далеко не полный перечень возможных задач HR-отдела. Многие из них связаны с типовыми и рутинными процессами, которые отнимают время и приводят к выгоранию сотрудников. Автоматизация HR призвана значительно оптимизировать выполнение типовых задач и высвобождать время на осуществление процессов, ориентированных на взаимоотношения и людей. Как автоматизировать деятельность HR и какие инструменты для этого нужны, рассмотрим ниже.
Что включает в себя автоматизация HR
Автоматизация HR – это применение технологий и систем для оптимизации и автоматизации различных процессов и задач, связанных с управлением человеческими ресурсами. Автоматизация включает в себя замену ручного труда, используемого на ежедневной или ежемесячной основе для различных HR-задач, автоматизированными решениями, такими как программы, приложения, чат-боты, онлайн-сервисы, а также искусственный интеллект. Автоматизация кадровых процессов может охватывать несколько видов деятельности, в том числе подбор персонала, адаптацию сотрудников, внутрикорпоративные коммуникации, администрирование льгот и премий, прием и увольнение сотрудников и т.д.
В среднем команда HR может тратить от двух до четырех часов на одни и те же повторяющиеся ручные процессы, которые отнимают много времени и негативно сказываются на общей продуктивности. Внедрение специальных сервисов для автоматизации HR имеет ряд преимуществ для компании и позволит:
- Ускорить найм и адаптацию новых сотрудников;
- Отслеживать, собирать и анализировать информацию, связанную с кадрами, и принимать на основе данной информации обоснованные управленческие решения;
- Минимизировать ошибки и влияние человеческого фактора за счет цифровизации.
Автоматизируя рутинные HR-задачи, организации получают конкурентное преимущество, которое позволяет им привлекать больше квалифицированных специалистов и эффективно управлять существующим кадровым потенциалом.
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Рассмотрим несколько основных процессов, которые можно автоматизировать:
- Подбор и найм персонала
- Проведение собеседований и систематизация обратной связи от кандидата/руководства
- Обучение и адаптация персонала
- Внутренняя коммуникация (корпоративный портал / официальный корпоративный мессенджер компании)
- Контроль и учет рабочего времени
- Учет компенсаций и льгот
- Учет командировок и т.д.
Чтобы автоматизировать тот или иной процесс, необходимо: 1) провести анализ и аудит текущей ситуации с последующей формулировкой задач и выявлением возможных проблем; 2) подготовить техническое задание (с привлечением технических специалистов компании); 3) выбрать из нескольких сервисов тот, который в наибольшей степени отвечает запросам предприятия и задачам HR-службы; 4) внедрить программу/сервис, настроить и скорректировать параметры работы; 5) обучить сотрудников и при необходимости .
Инструменты HR-автоматизации
Для автоматизации HR-процессов компании необходимо подобрать соответствующий софт. На российском рынке представлены десятки сервисов и программ, направленных на повышение уровня качества работы менеджеров. Это могут быть как прикладные программы на десктопах, так и онлайн-сервисы. Все они представлены широкопрофильными или профессиональными программами, которые могут использоваться предприятиями.
Перечислим некоторые распространенные программы для HR:
- Система автоматизации процессов подбора и найма персонала, выстраивания HR-воронки. Примеры: Huntflow, Talantix, Поток;
- Система кадрового электронного документооборота. Примеры: СБИС, СБЕР Корус, Контур.КЭДО;
- Комплексные системы, объединяющие подбор персонала, обучение и развитие сотрудников, расчет заработной платы, формирование отчетностей и справок, охрану труды. Примеры: 1С:Зарплата и управление персоналом, Alfa HR;
- Системы учета и контроля рабочего времени. Примеры: «Стахановец», TimeControl;
- Корпоративный мессенджер для коммуникации команд с видеоконференцсвязью. Примеры: eXpress, VK Teams, TrueConf;
- Мобильное рабочее место сотрудника, позволяющее общаться и решать рабочие задачи в режиме онлайн, вне зависимости от местоположения и используемого устройства. Пример: , разработанный на базе платформы корпоративных коммуникаций eXpress.
Остановимся подробнее на Atom Space.
Это специализированное приложение, разработанное для общения сотрудников атомной отрасли, а также для взаимодействия с партнерами и контрагентами внутри Госкорпорации. На платформе доступны как классические функции корпоративного мессенджера, так и востребованные кадровые сервисы:
- бот-ассистент,
- обучающие курсы,
- заказ справок,
- оформление больничных листов и отпусков,
- сервис для руководителей,
- корпоративные новости и др.
Ежедневно пользователи Atom Space проводят более 250 рабочих встреч и отправляют десятки тысяч сообщений. В 2023 году на TADviser Summit приложение Atom Space было отмечено премией «Мобильное рабочее место года». Награду получили CEO eXpress Андрей Врацкий и Галина Богатова, директор Центра цифровых HR-технологий, бизнес-партнер по HR-продуктам АО «Гринатом».
Подводя итоги, можно отметить, что HR-отделы – это кровеносная система любой компании, так как именно они задействованы в поиске и привлечении квалифицированных кадров, удержании и мотивации персонала. Если HR снабжены инструментами автоматизации ключевых процессов, они быстрее и эффективнее справляются с повседневной рутиной и могут сосредоточиться на более масштабных и стратегических задачах по развитию кадрового потенциала.
